從紙質文件過渡到數字化流程，不僅可以在新冠病毒COVID-19大流行這樣的危機中幫助當各地政府，如減少資源和人力成本，而且將來還會使服務變得更容易獲得。

長期以來，私營部門已經認識到數字計劃對于生存至關重要。在所有企業中，有89%已經采用了數字優先業務戰略或計劃這樣做，而沒有進行數字化轉型的企業中有55%的企業認為，距離失去市場份額還不到一年。

這些努力得到了回報：Adobe的一項研究發現，優先考慮數字計劃的企業比其同行實現業務目標的可能性要高64%。

業務連續性計劃對公共部門和私營部門同樣重要。今天，新冠病毒這是一場大流行;明天可能是颶風或大火。這些連續性計劃的核心是數字策略。但是，不幸的是，許多政務服務在數字化方面都落后于私營部門。

我與政府合作已有25年以上的時間來制定這些數字化策略，而且我已經看到那些已經采取了重要的數字化舉措的政府發現，當前的危機比沒有采取的行動更容易解決。例如，已經數字化的地區的房主希望利用低再融資率，可以在家中將契約移至其財產。

但這不僅是方便或改善公用事業的問題，也不只是使危機更易于管理的問題。這些努力落后的政府現在應該考慮如何繼續為居民提供必要的遠程服務或減少人員數量以應對未來的危機。

這意味著要使用一種系統為市民提供低成本的文件數字訪問權限，從而取代去政府部門尋找紙質文件的勞苦奔波。這些舉措可以保護重要記錄并提高政府工作人員的效率。它們帶來了收入，因為政府可以收取訪問這些記錄的費用，而無需人工查找記錄的勞動力成本。

地方政府擁有數十年甚至數百年的紙質記錄，從土地記錄和法院記錄到出生證和地圖，應有盡有。這些物理文件難以搜索并且存儲昂貴。跟蹤物理文件通常可能需要幾天的時間。

將實物文件數字化并建立記錄管理系統后，信息收集變得更加簡單。法官、律師和執法人員可以登錄系統，進行搜索并下載所需記錄的數字化副本。市民可以在幾秒鐘內在線或通過電話找到所需的文件，并且可以提醒他們有關其記錄的潛在欺詐活動。

一旦將文件掃描為數字格式(通常從當前文件開始并向后移動)，則可以在使用記錄管理，法院或陪審團系統時對其進行搜索，管理和即時檢索。最終結果是為政府工作人員和公眾提供了一個更快、更有效且對移動設備友好的過程。

云托管的存儲解決方案通常是最佳選擇。它們靈活，適合移動設備，價格便宜且易于擴展;通常，可以通過購買新物理服務器并在現場部署它們的成本的一小部分來增加計算和存儲容量。

數字化的地方政府部門還將提供寶貴的歷史服務，這將使他們的后代在很長的將來受益。例如，從1620年開始，馬薩諸塞州普利茅斯已經索引了超過100萬份文件和土地記錄，其中包括在五月花上起草的文件。他們還抄寫了普利茅斯注冊局的原始手寫文件，全部用17世紀的草書書寫。為子孫后代保存這些文件對于保存美國的歷史遺產至關重要。

最好通過從現在開始掃描每個傳入的文檔來開始數字化過程，然后根據可用資金及時向后工作，以10到20年的增量掃描文件。

在當今的數字世界中，我們很幸運能夠擁有技術來保護我們國家的記錄，并使需要記錄的人快速訪問它們。未來政府將通過簡單、精簡和用戶友好的工具為選民服務，從而消除公眾對繁文縟節的污名化，并使雙方的體驗更加輕松愉快。