契約鎖提示：公章管理需謹(jǐn)慎，謹(jǐn)防4大用章“雷區(qū)”

企業(yè)印章，尤其是公章，是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中不可或缺的重要物件。在長(zhǎng)期的印章使用過(guò)程中，企業(yè)或疏于印章管理制度建設(shè)，或缺乏印章使用常識(shí)，常陷入不必要的印章安全隱患與合同糾紛中。

筆者就企業(yè)印章管理常見(jiàn)“雷區(qū)”，與契約鎖產(chǎn)品研發(fā)團(tuán)隊(duì)深入了解，現(xiàn)整理如下，以供企業(yè)參考：

雷區(qū)1：以假亂真，蓄意使用“蘿卜章”

隨著制章水平的提升，印章制假亂象也隨之滋生。

印章制假行為有以下兩點(diǎn)特征：

其一，印章制假成本低，只要有物理印章外觀即可快速?gòu)?fù)制模仿；

其二，印章制假并使用，事后還原與追溯制假過(guò)程、限定權(quán)責(zé)難。

也正因此，印章制假行為一度成為企業(yè)被動(dòng)陷入安全隱患與合同糾紛的重要誘因。而同時(shí)，部分企業(yè)也“看中”制假行為“成本低、追責(zé)難”的特點(diǎn)，故意在某些特定的簽約場(chǎng)景中使用假章。當(dāng)合約產(chǎn)生糾紛時(shí)便以“假章簽約無(wú)效”為由，拒絕履約。

事實(shí)上，企業(yè)蓄意使用假章也需承擔(dān)法律責(zé)任。根據(jù)《刑法》第280條第一款：“偽造、變?cè)臁①I(mǎi)賣(mài)或者盜竊、搶奪、毀滅國(guó)家機(jī)關(guān)的公文、證件、印章的，處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以上十年以下有期徒刑。”

綜上，企業(yè)經(jīng)營(yíng)應(yīng)當(dāng)以合法合規(guī)為底線，印章使用與管理不僅要“知其然，知其所以然”，還要“有所為，有所不為”。

雷區(qū)2：心存僥幸，已注銷(xiāo)的公章還在用

根據(jù)《公司法》相關(guān)規(guī)定，依法設(shè)立的企業(yè)在注銷(xiāo)后，其印章應(yīng)由制章單位回收，若無(wú)制章單位則由股東自行銷(xiāo)毀。

但在實(shí)際操作中，仍有部分企業(yè)心存僥幸，在公司已經(jīng)注銷(xiāo)的情況下，繼續(xù)使用原公司抬頭的公章、業(yè)務(wù)章等簽約、經(jīng)營(yíng)。

那么，已注銷(xiāo)的公章繼續(xù)使用會(huì)有什么后果呢？筆者針對(duì)此問(wèn)題做簡(jiǎn)單了解：

如果企業(yè)無(wú)關(guān)人員使用，例如公章被盜取，則涉及違法行為，該合同無(wú)效；該使用公章的人可能構(gòu)成合同詐騙，由印章使用人承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任；

但是，如果是原企業(yè)關(guān)聯(lián)人使用印章，并且，合同的相對(duì)方作為善意第三方并不知道該公章已注銷(xiāo)，那么其有理由相信該人能代表該公司。且，即使該公章真的注銷(xiāo)，簽訂的合同也依然有效，則無(wú)論簽訂的條約如何，公司必須承擔(dān)履約責(zé)任。

可見(jiàn)，不僅日常經(jīng)營(yíng)中需要妥善保管印章，已經(jīng)注銷(xiāo)的印章同樣需要依法注銷(xiāo)與管理。

雷區(qū)3：暗度陳倉(cāng)，濫用公告聲明，公章想刻就刻

這一點(diǎn)常見(jiàn)于企業(yè)股權(quán)轉(zhuǎn)讓糾紛中。

案例：趙某將標(biāo)的公司的股權(quán)100%轉(zhuǎn)讓給李某，并于2018年3月1日完成股權(quán)變更登記，法定代表人也已變更為李某。但是，由于股權(quán)尾款未結(jié)清，趙某拒絕交付公司公章等資料。

李某因一直無(wú)法取得公司公章，遂憑營(yíng)業(yè)執(zhí)照和法定代表人身份證明到報(bào)社去刊登公告，稱(chēng)公章不慎“遺失”，聲明該公章作廢，并憑借登報(bào)聲明和其他資料到工商行政主管部門(mén)重新刻制了公章。趙某得知后，向公安部門(mén)舉報(bào)其偽造公章。

案例解析：

根據(jù)各地出臺(tái)的《印章刻制治安管理辦法》，對(duì)公章的刻制和更換包括重新刻制的條件均有明確規(guī)定，例如：

《上海市印章刻制業(yè)治安管理辦法》第14條第一款規(guī)定：公司可以營(yíng)業(yè)執(zhí)照和法定代表人的身份證明到工商行政主管部門(mén)窗口申請(qǐng)刻制公章；

第17條規(guī)定：公章遺失或者被盜的，應(yīng)當(dāng)在市級(jí)公開(kāi)發(fā)行的報(bào)刊進(jìn)行登報(bào)聲明作廢，憑登報(bào)聲明原件并根據(jù)第14條的要求申請(qǐng)重新刻制。

故，案例中李某在股權(quán)轉(zhuǎn)讓糾紛中想要不訴訟取得公章，就需要登報(bào)聲明公章作廢，而登報(bào)聲明又需滿(mǎn)足“遺失”或“被盜”的條件。如果假借“遺失”或“被盜”的名義予以公告，不僅登報(bào)聲明作廢，而且還將面臨行政處罰。

因此，濫用公告聲明“印章遺失”不僅行不通，還要遭受行政處罰等法律責(zé)任，同樣是企業(yè)印章管理中不可取的手段。

雷區(qū)4：流程錯(cuò)亂，文件蓋章、歸檔秩序不規(guī)范

企業(yè)除了在日常的商務(wù)簽約流程中常出現(xiàn)印章管理“踩坑”的情況外，在文件歸檔環(huán)節(jié)也存在“誤區(qū)”。

隨著辦公自動(dòng)化逐步推廣，很多企業(yè)平時(shí)工作中常通過(guò)電子文檔進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)，到年終或定期將電子文檔轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔，統(tǒng)一補(bǔ)蓋印章后歸檔保存。甚至有些單位將未蓋章的電子文件轉(zhuǎn)為紙質(zhì)文檔保存，等到使用時(shí)，例如進(jìn)行法律訴訟需提供具有法律效力的檔案時(shí)，再去補(bǔ)蓋企業(yè)公章。

這樣的做法，不僅完全違背文件歸檔過(guò)程中直接形成原始?xì)v史記錄的本質(zhì)屬性，甚至還可以說(shuō)這樣的蓋章與歸檔行為是“造假”（因?yàn)闅w檔時(shí)的文件已經(jīng)是簽署完畢且已生效的文件，不能再補(bǔ)蓋印章）。

那么，企業(yè)怎樣才能在印章管理過(guò)程中少“踩雷”、直至不“踩雷”呢？

契約鎖表示，提升企業(yè)印章管理效率與風(fēng)控能力不僅是企業(yè)的需求，也是契約鎖產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)始終如一的核心目標(biāo)。

在傳統(tǒng)的企業(yè)印章管理模式中，從文件審批、蓋章到歸檔，乃至印章的保管，流程繁復(fù)、參與者眾多；加之企業(yè)印章管理還存在認(rèn)知誤區(qū)、管理盲區(qū)等，想要依靠人為管控很難實(shí)現(xiàn)真正意義上的印章管理安全與高效。

由此，以“簡(jiǎn)化流程、減少人為參與、固定權(quán)限”為手段的電子化印章使用與管理模式為企業(yè)印章管理提供新選擇：

實(shí)現(xiàn)1：借助電子印章真?zhèn)螌?shí)時(shí)可鑒定、過(guò)程隨時(shí)可追溯、權(quán)限隨時(shí)可監(jiān)控的特性，不僅規(guī)避企業(yè)內(nèi)部印章偷盜使用、越權(quán)使用或印章制假等違規(guī)、違法行為；有效約束合同雙方、維護(hù)合法權(quán)益；

實(shí)現(xiàn)2：借助后臺(tái)配置人員權(quán)限、印章種類(lèi)、文件類(lèi)型等要素，固化企業(yè)內(nèi)部每一條印章使用流程的參與要素，進(jìn)度可跟進(jìn)、過(guò)程可追溯、權(quán)限可控制，最大限度減少印章管理流程中的人為干擾；

實(shí)現(xiàn)3：以智能印控、防偽打印等硬件設(shè)備和電子印章管理軟件系統(tǒng)相互配合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)印章使用、文件歸檔流程全生命周期管控一體化、全程在線化閉環(huán)，保障紙質(zhì)文件與電子文件法律有效性。